Sichtvermerke auf Außenhandelsdokumenten

Die Handelskammern innerhalb der EU dürfen nur Umstände beglaubigen, die sie entsprechend ihrer jeweiligen Befugnisse auch überprüfen können.

Von jedem Dokument, jedem Sichtvermerk oder jeder Legalisierung bewahrt die Handelskammer eine Kopie gemäß den Vorschriften zur Aktenaufbewahrung auf.

Was nicht zulässig ist

Negative Erklärungen, die den EU-Bestimmungen oder nationalen Normen widersprechen, dürfen nicht ausgestellt werden, z. B.:

• Angaben, dass Waren keine Produkte aus bestimmten Ländern enthalten
• Angaben, dass Waren nicht mit Schiffen aus Negativlisten befördert wurden

Bearbeitungszeit

Anfragen um Sichtvermerk werden in der Regel innerhalb von 48 Stunden nach Eingang bearbeitet – nach Möglichkeit noch am selben Tag.

Beantragung, Kosten und Ausdruck

• Beantragung
• Kosten
• Ausdruck im Betrieb

Arten von Sichtvermerken

Die Handelskammern bringen folgende drei Arten von Sichtvermerken an:

1. Bestätigung der Zeichnungsbefugnis (visto poteri di firma)

Ersetzt den früheren Vermerk „Konformität der Unterschrift des gesetzlichen Vertreters“.
Bestätigt, dass der Unterzeichner laut Handelsregister oder Notariatsakt befugt ist, Dokumente für das Unternehmen zu unterschreiben, z. B.:

• Exportrechnungen
• Exporterklärungen
• Verträge
• Private Urkunden
• Verschiedene Erklärungen

2. Bestätigung für die Hinterlegung (visto di deposito)

Betrifft Dokumente, die von offiziellen Stellen oder Behörden ausgestellt wurden, deren Glaubwürdigkeit die Handelskammer nicht prüfen kann, z. B.:

• Sanitätszeugnisse
• Sonstige Zertifikate
• Freiverkaufsbescheinigungen
• Anexo IX

3. Legalisierung der Unterschrift (legalizzazione – ex-UPICA)

Zusätzlicher Vermerk auf Ursprungszeugnissen oder Sichtvermerken zur Legalisierung der Unterschriften von Handelskammer-Mitarbeitern.
Die befugten Angestellten werden den zuständigen Behörden (Botschaften, Präfekturen, Ministerien) vorab gemeldet.

Apostille – Haager Übereinkommen

Die Apostille ist eine internationale Beglaubigung der Echtheit der Unterschrift eines Amtsträgers.
Für die Beglaubigung der Unterschrift der Beamten der Handelskammer Bozen ist das Regierungskommissariat der Provinz Bozen zuständig.

Wichtig: Eine Apostille kann (bis auf Weiteres) nicht auf Dokumente mit Ausdruck im Betrieb angebracht werden. Diese müssen handschriftlich von einem Beamten der Handelskammer unterzeichnet sein.

Legalisierung beim Konsulat

In einigen Ländern – insbesondere arabischen Staaten – reicht die Legalisierung durch die Handelskammer nicht aus.
Zusätzliche Legalisierung durch:

• Organisationen (z. B. JIAC – Joint Italian Arab Chamber of Commerce)
• Das jeweilige Konsulat

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