Digitale Transformation - Phase 1

Die Digitalisierung verändert, mit exponentiell wachsender Geschwindigkeit, den Markt und die Unternehmen. Viele Unternehmen haben erkannt, dass Digitalisierung nicht einfach mit der Installation einer Software oder der Eröffnung einer E-Commerce-Seite abgehakt werden kann.

Die Digitalisierung ist aufgrund der kontinuierlichen technologischen Innovation ein fortlaufender und nicht endender Prozess. Aber wie/wo soll das Unternehmen mit der Digitalisierung beginnen? Die Antwort auf diese Frage hängt von der aktuellen Situation des Unternehmens ab. Generell sollten Unternehmen zuerst die bestehenden Geschäftsfelder optimieren, um damit die aktuellen Ertragsflüsse abzusichern.

Erst dann sollte versucht werden, neue Märkte mit neuen digitalen Angeboten zu erobern. Die operative Exzellenz in den bestehenden Geschäftsfeldern setzt optimierte Geschäftsprozesse und eine IT-Infrastruktur mit folgenden Eigenschaften voraus:

• nahtlose End-to-End-Transaktionsverarbeitung (ohne Medienbrüche)
• einen einzigen Datenpool (einzige Quelle der Wahrheit)
• Automatisierung bereits optimierter Geschäftsprozesse

Unternehmensweit optimierte Geschäftsprozesse und eine IT-Infrastruktur mit all diesen Eigenschaften sind nicht oft anzutreffen, da viele Organisationen noch in funktionale Abteilungen aufgeteilt sind. Innerhalb dieser Abteilungen finden wir vielleicht sogar lokal optimierte Prozesse mit autonomen IT-Systemen. So zum Beispiel gibt es vielfach den Bereich Marketing mit eigenem CRM, die Buchhaltung mit eigener FiBu, die Personalabteilung mit eigener Lohnbuchhaltung oder die Produktion mit separatem MRP. Was häufig noch fehlt, ist die angemessene Integration dieser Systeme. So müssen Daten händisch von einem System in das Nächste, von einer Abteilung in die Nächste übertragen werden. In dieser Situation sollte vordergründig mit einer unternehmensweiten Analyse der Support-, Management- und Kernprozesse gestartet werden. Zentral sind hierbei die Kernprozesse, in denen die eigentliche Wertschöpfung des Unternehmens liegt.

Bezüglich des Grades der Standardisierung und der Integration der Kernprozesse muss das spezifische Geschäftsfeld des Unternehmens betrachtet werden. Hohe Standardisierung und hohe Integration ermöglichen eine Vereinheitlichung der Geschäftsfelder mit gemeinsamen Datenpool und gemeinsamen Abläufen. Unabhängige Geschäftsfelder mit einem eigenen Kundenstamm und spezifischen Prozeduren ermöglichen hingegen nur geringe Standardisierung und Integration. Erst nach erfolgter Optimierung der Kernprozesse sollte eine geeignete IT-Unterstützung gewählt und implementiert werden. Die Nichtbeachtung dieser Reihenfolge (zuerst optimieren, dann installieren) ist ein Hauptgrund vieler Fehlschläge bei der Einführung von ERP/CRM/MRP-Systemen.

Da im Zentrum der Prozessoptimierung die Arbeit des Mitarbeiters steht, handelt es sich nicht um ein reines IT-Projekt, sondern eigentlich um ein Organisationsentwicklungsprojekt. Ein solches sollte nicht nur in der IT-Abteilung angesiedelt sein. Die Unternehmensleitung hat dabei zentrale Aufgaben:

• Schaffung des Bewusstseins für die Notwendigkeit des Veränderungsprojektes
• Ermutigung der Mitarbeiter, etwas Neues zu wagen
• aktives Vorantreiben der unternehmensweiten Anpassung der Organisation

Jede Digitalisierungsinitiative ist ein Veränderungsprozess, der den Menschen und nicht die Technologie im Mittelpunkt haben sollte. Und jeder Veränderungsprozess beinhaltet meist auch einen Kulturwandel. Ein solcher beansprucht immer viel Zeit und finanzielle Ressourcen. Aber die Optimierung der Prozesse in den aktuellen Geschäftsfeldern ist der erste notwendige Schritt zur Absicherung der laufenden Umsätze. Somit können die frei werdenden Ressourcen für die Geschäftsfelderweiterung genutzt werden.

zur Person

Alexander Kiesswetter ist selbstständiger Experte für Organisationsentwicklung.

Phase 2

• Die Eroberung neuer Märkte mittels Nutzen-Innovation