Sichtvermerke auf Außenhandelsdokumenten

Die Handelskammern innerhalb der EU dürfen nur Umstände beglaubigen, die sie entsprechend ihrer jeweiligen Befugnisse auch überprüfen können. Von jedem Dokument, Beglaubigung oder Sichtvermerk bewahrt die Handelskammer eine Kopie entsprechend den Vorschriften für die Aktenaufbewahrung auf.

Negative Erklärungen die den EU-Bestimmungen und/oder einzelstaatlichen Normen entgegenstehen dürfen nicht ausgestellt werden, dies sind z.B.:

• Angaben darüber, dass die Waren keine Produkte enthalten, die aus bestimmten diskriminierten Ländern stammen
• dass die Waren nicht mit in speziellen Negativlisten eingetragenen Schiffen befördert wurden

Anfragen um Sichtvermerk werden von der Handelskammer normalerweise innerhalb von 48 Stunden nach Eingang des Antrags bearbeitet, nach Möglichkeit jedoch noch am selben Tag.

• Beantragung
• Kosten
• Ausdruck im Betrieb

Arten von Sichtvermerken

Die Handelskammern bringen folgende 3 Arten von Sichtvermerken an:

1. Bestätigung der Zeichnungsbefugnis - visto poteri di firma

Der ehemalige Vermerk „Konformität der Unterschrift des gesetzlichen Vertreters“ wurde durch die Bestätigung der Zeichnungsbefugnis ersetzt, wobei jetzt bestätigt wird, dass der Unterzeichner laut Handelsregister oder Notariatsakt befugt ist, auf Firmenpapier abgefasste Dokumente für das Unternehmen zu unterschreiben, so z.B. auf:

• Exportrechnungen
• Exporterklärungen
• Verträgen
• private Urkunden
• verschiedene Erklärungen

2. Bestätigung für die Hinterlegung - visto di deposito

Der Sichtvermerk betrifft die von einer offiziellen Stelle oder Behörde (internationale Organe, nationale Zertifizierungsstellen, Südtiroler Sanitätsbetrieb, usw.) ausgestellten Dokumente, deren Glaubwürdigkeit und Korrektheit die Handelskammer nicht feststellen kann.

• Sanitätszeugnisse
• sonstige Zertifikate
• Freiverkaufsbescheinigung
• Anexo IX

3. Legalisierung der Unterschrift - legalizzazione (ex-UPICA)
(ausschließlich als zusätzlicher Vermerk zu einem Ursprungszeugnis oder obgenannten Sichtvermerken)

Die Legalisierung (ex-UPICA) ist ein zusätzlicher Vermerk auf Ursprungszeugnissen und Außenhandelsdokumenten zur Beglaubigung der Unterschriften jener Mitarbeiter der Handelskammer, die diese prioritär unterschrieben haben.

Die zur Durchführung von Legalisierungen befähigten Angestellten der Handelskammer werden den zuständigen Behörden (ausländische Botschaften in Italien, Präfekturen und betroffene Ministerien) vorab mitgeteilt.

Die Apostille - das Haager Übereinkommen

Die Apostille ist eine internationale Beglaubigung, mit der die Echtheit und Gültigkeit der Unterschrift des öffentlichen Amtsträgers (u.A. Beamte der Handelskammer), der eine Urkunde oder Bescheinigung bestätigt, beglaubigt wird.

Für die Beglaubigung der Unterschrift der Beamten der Handelskammer Bozen ist das Regierungskommissariat der Provinz Bozen zuständig.

NB: Die Anbringung der Apostille auf einem Dokument mit Ausdruck im Betrieb ist nicht möglich. Die Dokumente müssen in diesem Fall vom Beamten der Handelskammer handschriftlich unterzeichnet sein.

Legalisierung beim Konsulat

Die von der Handelskammer angebrachte Legalisierung der Dokumente für den Außenhandel ist nicht immer ausreichend, um auch im Ausland rechtlich gültig zu sein;

Arabische Länder, im Speziellen, können verlangen, dass die von der Handelskammer vidimierten und legalisierten Dokumente zusätzlich noch von einer Organisation (z.B. JIAC – Joint Italian Arab Chamber of Commerce) oder dem eigenen Konsulat legalisiert werden müssen.